Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

Przeczytaj także: Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Na początek bardzo ważna informacja dla podmiotów gospodarczych nieposiadających szczegółowych przepisów dotyczących użytkowania aut służbowych przez pracowników. Wbrew pozorom takiej przypadki nie są jednostkowe i bynajmniej nie mamy na myśli tylko mikroprzedsiębiorstw. Jako wyjątkowo ryzykowną należy ocenić sytuację, w której u danego przedsiębiorcy brak jest jakichkolwiek regulacji w zakresie korzystania przez zatrudnionych z pojazdów. Wówczas zastosowanie mają przepisy kodeksu pracy (art. 119) ograniczające odpowiedzialność użytkownika samochodu za wyrządzone szkody do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia, co wobec kilkudziesięciotysięcznej lub kilkusettysięcznej wartości środka lokomocji nie stanowi odpowiedniego zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy.

Podstawowe narzędzia

Niektórzy przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że pojazdy oddawane pracownikom do używania są ubezpieczone, a limit odpowiedzialności ustalony przez kodeks pracy (trzymiesięczne wynagrodzenie) jest wystarczający na pokrycie ewentualnego udziału własnego określonego w umowie ubezpieczenia. Jednak zatrudniony może dopuścić się szeregu naruszeń, stanowiące zgodnie z OWU przesłankę do uwolnienia ubezpieczyciela od odpowiedzialności. Przykład: użytkownik pozostawił kluczyki w aucie, które następnie skradziono. Takie działanie, chociaż wyraźnie jest nacechowane rażącym niedbalstwem, nie musi być równoznaczne z jego umyślnym działaniem, dającym podstawę do żądania naprawienia szkody w pełnej wysokości. Ograniczenie odpowiedzialności wskazane w art. 119 kp będzie miało więc w takim przypadku zastosowanie.

Rozwiązanie tego problemu jest stosunkowo proste. Przedsiębiorcy powierzający swoim pracownikom samochody, bez względu na rozmiar prowadzonego biznesu, powinni zaimplementować w swoich firmach choćby podstawowe instrumenty car policy, czyli przekładając to na nasz język rodzimy polityki flotowej. Wprowadzenie zwięzłej umowy powierzenia mienia oraz krótkiego regulamin korzystania z aut służbowych zagwarantuje nawet jednoosobowemu przedsiębiorcy poziom „bezpieczeństwa” wcale znacznie nieodbiegający od spotykanego w dużych korporacjach posiadających rozbudowane akty wewnętrzne (regulaminy, kodeksy, itp.).

Umowa powierzenia mienia

Umowa powierzenia mienia jest w omawianym zagadnieniu dokumentem wręcz podstawowym. Znosi ona bowiem wspomniany limit odpowiedzialności pracownika do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia. Za powierzone mienie użytkownik pojazdu odpowiada więc do pełnej wysokości poniesionej przez pracodawcę szkody. W kontekście wcześniejszych uwag dotyczących wartości oddawanych pracownikom samochodów, a co za tym idzie wysokości ewentualnej szkody, zawarcie omawianej umowy stanowi krok wręcz niezbędny.

Co powinna zawierać umowa powierzenia mienia? W zasadzie może to być krótki dokument, który poza wskazaniem stron powinien zawierać oświadczenie o łączącym strony stosunku pracy oraz określać przedmiot umowy, np. Pracodawca powierza, a Pracownik przyjmuje odpowiedzialność materialną za mienie Pracodawcy powierzone z obowiązkiem zwrotu w postaci samochodu marki X o numerze rejestracyjnym Y. Ponadto, umowa powinna w swojej treści odwoływać się do treści regulaminu korzystania z aut służbowych, o ile u danego pracodawcy taki obowiązuje.

Regulamin korzystania z aut służbowych

W przeciwieństwie do umowy regulamin powinien regulować omawianą materię możliwe szeroko. Ma on bowiem za zadanie przede wszystkim eliminować dowolność interpretacyjną pracownika co do zasad korzystania z powierzonego mu pojazdu.

Jakie konkretnie obszary powinien obejmować regulamin? Powinny być w nim ustalone zasady przydziału samochodów służbowych, ich wydawania i zwrotu, czyli wskazanie kto podejmuje decyzję o przyznaniu pojazdu, czy jest to uzależnione od spełnienia dodatkowych przesłanek, np. zdania testu umiejętności czy zaliczenia zajęć doszkalających z jazdy w trudnych warunkach, jak weryfikowany będzie stanu pojazdu przy wydaniu lub zwrocie, itd. Oczywiście powinien określać również reguły użytkowania samochodów służbowych, tj. eksploatacji pojazdów, serwisu, zakupu paliwa, ale także sposób postępowania w razie kolizji, wypadku czy kradzieży (czy wzywać policję w każdym przypadku czy też nie – tak by spełnione były wymagania ubezpieczyciela w tym zakresie).

Ponadto, w regulaminie można zapisać szereg innych kwestii, np. nałożyć na pracownika obowiązek zapoznania się z instrukcją obsługi pojazdu i stosowania się do niej, określić zasady korzystania z samochodu w celach prywatnych i zasady ustalania przychodu z tego tytułu, a także zakaz udostępniania pojazdów osobom trzecim. Zapisy takie dadzą podstawę do późniejszego dochodzenia roszczeń odszkodowawczych w razie niestosowania się do postanowień regulaminu.