eGospodarka.pl

eGospodarka.plMotoPorady motoryzacyjne › Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

2013-12-13 10:43

Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę © Minerva Studio - Fotolia.com

Dzisiejszy rynek wymusza na podmiotach prowadzących działalność gospodarczą zagwarantowanie mobilności pracownikom. Szczególnie dotyczy to grupy bezpośrednio uczestniczącej w sprzedaży produktów czy usług, czyli przedstawicieli handlowych, ale także menedżerów różnego szczebla, dyrektorów oraz oczywiście prezesów. Pojazd służbowy to bowiem dla nich jedno z podstawowych narzędzi pracy. Prawidłowe powierzenie mienia zatrudnionemu – tym bardziej, że jest to mienie dużej wartości - jest istotnym problemem, przed którym stają przedsiębiorcy.
Na początek bardzo ważna informacja dla podmiotów gospodarczych nieposiadających szczegółowych przepisów dotyczących użytkowania aut służbowych przez pracowników. Wbrew pozorom takiej przypadki nie są jednostkowe i bynajmniej nie mamy na myśli tylko mikroprzedsiębiorstw. Jako wyjątkowo ryzykowną należy ocenić sytuację, w której u danego przedsiębiorcy brak jest jakichkolwiek regulacji w zakresie korzystania przez zatrudnionych z pojazdów. Wówczas zastosowanie mają przepisy kodeksu pracy (art. 119) ograniczające odpowiedzialność użytkownika samochodu za wyrządzone szkody do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia, co wobec kilkudziesięciotysięcznej lub kilkusettysięcznej wartości środka lokomocji nie stanowi odpowiedniego zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy.

Podstawowe narzędzia

Niektórzy przedsiębiorcy wychodzą z założenia, że pojazdy oddawane pracownikom do używania są ubezpieczone, a limit odpowiedzialności ustalony przez kodeks pracy (trzymiesięczne wynagrodzenie) jest wystarczający na pokrycie ewentualnego udziału własnego określonego w umowie ubezpieczenia. Jednak zatrudniony może dopuścić się szeregu naruszeń, stanowiące zgodnie z OWU przesłankę do uwolnienia ubezpieczyciela od odpowiedzialności. Przykład: użytkownik pozostawił kluczyki w aucie, które następnie skradziono. Takie działanie, chociaż wyraźnie jest nacechowane rażącym niedbalstwem, nie musi być równoznaczne z jego umyślnym działaniem, dającym podstawę do żądania naprawienia szkody w pełnej wysokości. Ograniczenie odpowiedzialności wskazane w art. 119 kp będzie miało więc w takim przypadku zastosowanie.

Rozwiązanie tego problemu jest stosunkowo proste. Przedsiębiorcy powierzający swoim pracownikom samochody, bez względu na rozmiar prowadzonego biznesu, powinni zaimplementować w swoich firmach choćby podstawowe instrumenty car policy, czyli przekładając to na nasz język rodzimy polityki flotowej. Wprowadzenie zwięzłej umowy powierzenia mienia oraz krótkiego regulamin korzystania z aut służbowych zagwarantuje nawet jednoosobowemu przedsiębiorcy poziom „bezpieczeństwa” wcale znacznie nieodbiegający od spotykanego w dużych korporacjach posiadających rozbudowane akty wewnętrzne (regulaminy, kodeksy, itp.).

fot. Minerva Studio - Fotolia.com

Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

Przedsiębiorcy powierzający swoim pracownikom samochody, bez względu na rozmiar prowadzonego biznesu, powinni zaimplementować w swoich firmach choćby podstawowe instrumenty car policy, czyli przekładając to na nasz język rodzimy polityki flotowej.


Umowa powierzenia mienia

Umowa powierzenia mienia jest w omawianym zagadnieniu dokumentem wręcz podstawowym. Znosi ona bowiem wspomniany limit odpowiedzialności pracownika do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia. Za powierzone mienie użytkownik pojazdu odpowiada więc do pełnej wysokości poniesionej przez pracodawcę szkody. W kontekście wcześniejszych uwag dotyczących wartości oddawanych pracownikom samochodów, a co za tym idzie wysokości ewentualnej szkody, zawarcie omawianej umowy stanowi krok wręcz niezbędny.

Co powinna zawierać umowa powierzenia mienia? W zasadzie może to być krótki dokument, który poza wskazaniem stron powinien zawierać oświadczenie o łączącym strony stosunku pracy oraz określać przedmiot umowy, np. Pracodawca powierza, a Pracownik przyjmuje odpowiedzialność materialną za mienie Pracodawcy powierzone z obowiązkiem zwrotu w postaci samochodu marki X o numerze rejestracyjnym Y. Ponadto, umowa powinna w swojej treści odwoływać się do treści regulaminu korzystania z aut służbowych, o ile u danego pracodawcy taki obowiązuje.

Regulamin korzystania z aut służbowych

W przeciwieństwie do umowy regulamin powinien regulować omawianą materię możliwe szeroko. Ma on bowiem za zadanie przede wszystkim eliminować dowolność interpretacyjną pracownika co do zasad korzystania z powierzonego mu pojazdu.

Jakie konkretnie obszary powinien obejmować regulamin? Powinny być w nim ustalone zasady przydziału samochodów służbowych, ich wydawania i zwrotu, czyli wskazanie kto podejmuje decyzję o przyznaniu pojazdu, czy jest to uzależnione od spełnienia dodatkowych przesłanek, np. zdania testu umiejętności czy zaliczenia zajęć doszkalających z jazdy w trudnych warunkach, jak weryfikowany będzie stanu pojazdu przy wydaniu lub zwrocie, itd. Oczywiście powinien określać również reguły użytkowania samochodów służbowych, tj. eksploatacji pojazdów, serwisu, zakupu paliwa, ale także sposób postępowania w razie kolizji, wypadku czy kradzieży (czy wzywać policję w każdym przypadku czy też nie – tak by spełnione były wymagania ubezpieczyciela w tym zakresie).

Ponadto, w regulaminie można zapisać szereg innych kwestii, np. nałożyć na pracownika obowiązek zapoznania się z instrukcją obsługi pojazdu i stosowania się do niej, określić zasady korzystania z samochodu w celach prywatnych i zasady ustalania przychodu z tego tytułu, a także zakaz udostępniania pojazdów osobom trzecim. Zapisy takie dadzą podstawę do późniejszego dochodzenia roszczeń odszkodowawczych w razie niestosowania się do postanowień regulaminu.

 

1 2

następna

oprac. : FlotaAutoBiznes

Oceń

0 0

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (2)

  • Nie tylko polityka

    Synes / 2014-02-04 23:33:02

    Polityka flotowa to jedno, potrzebne są jeszcze odpowiednie narzędzia do weryfikacji. Ja do tego celu korzystam z systemu SATIS GPS, dzięki któremu zawsze wiem, gdzie znajduje się dane auto i jak wykorzystuje je pracownik. Jeżeli ktoś używa go do niewłaściwych celów lub w niewłaściwy sposób, wiem o tym po krótkiej chwili i mogę to udokumentować gdyby kiedykolwiek miało dojść do konfrontacji w sądzie. odpowiedz ] [ cytuj ]

  • karolina67 / 2016-04-04 21:46:16

    No jakas polityka flotowa musi byc szczegolnie jak w firmie jest duzo aut. Dobrze tez jesli jest jakas kontrola nad tym jak pracownicy wykorzystuja samochody, np. monitoring gps. Ja moge polecic lokalizatory Alfatrack, sa dokladne i sie nie wieszaja. odpowiedz ] [ cytuj ]

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: