Polityka flotowa zabezpiecza pracodawcę

Przeczytaj także: Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Sprawy formalne

O ile umowa powierzenia mienia musi być podpisana przez obie strony, to w przypadku regulaminu warto zadbać o to, by był on przez pracownika co najmniej parafowany. Dla celów dowodowych warto jednak pozostawić w aktach oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z jego treścią.

Warto również nadmienić, że postanowienia regulaminu można zawrzeć w umowie zawieranej bezpośrednio z pracownikami, co może być uzasadnione w przypadku przedsiębiorców dysponujących flotą kilku pojazdów. Czynić to jednak będzie taką umowę dokumentem obszernym, przez co niebudzącym zaufania w odbiorze zatrudnionych. Dlatego też lepszą metodą w zakresie budowania dobrej relacji wewnątrz firmy oraz tworzenia przejrzystych i znanych wszystkim pracownikom zasad wydaje się być ustanowienie odrębnego regulaminu używania samochodów służbowych.

Ryzykowne zapisy

Należy pamiętać, że w sposobach „karania” pracowników, pracodawcy są ograniczeni przepisami kodeksu pracy, który zawiera w swojej treści wyczerpujący katalog konsekwencji jakie wobec zatrudnionego może wyciągnąć przedsiębiorca. Dlatego nieważne będą zastrzeżone w umowie powierzenia mienia czy regulaminie kary umowne. Instytucja kary umownej przewidziana w kodeksie cywilnym zastępuje bowiem regulację kodeksu pracy i jest ona dla pracownika znacznie mniej korzystana niż zasady określone prawem pracy. Pracodawca bez względu na podstawę odpowiedzialności zobowiązany będzie do wykazania szkody jaką poniósł i nie może w tym zakresie stosować „skrótu” jaki stanowi kara umowna (kwota kary podlega wypłacie po stwierdzeniu naruszenia bez obowiązku wykazania szkody).

Kolejnym przykładem niedozwolonej klauzuli, pojawiającej się w umowach powierzenia mienia jest wyrażenie zgody na przyszłość na potrącenie z wynagrodzenia pracownika przysługującego pracodawcy odszkodowania. Tą tematyką wielokrotnie zajmował się Sąd Najwyższy, który stwierdził, że pracownik wyrażając akceptację na zastosowanie wspomnianego rozwiązania, powinien mieć́ świadomość́ wielkości długu i przesłanek odpowiedzialności. Szczególna ochrona z jakiej korzysta wynagrodzenie zatrudnionego uniemożliwia więc stosowanie swoistych skrótów w ewentualnej egzekucji roszczeń́ odszkodowawczych pracodawcy. Potrącenia ze składników wynagrodzenia za pracę obok kilku sytuacji szczególnych uregulowanych przepisami kodeksu pracy, zawsze wymagać będą odrębnego pisma potwierdzającego wyrażenie pozytywnej opinii w tym względzie przez pracownika. Nie ma możliwości zastosowania zgody blankietowej „na przyszłość́”. Tym samym klauzula przewidująca taką zgodę jest nieważna.

Narzędzie pracy

Podsumowując, Car Policy to nie jest katalog kar i konsekwencji za naruszenie przez pracownika określonych obowiązków. Umowa powierzenia mienia i regulamin korzystania z aut służbowych umożliwiają jednak pracodawcy wyciągnięcie tych konsekwencji, które zgodnie z prawem można zastosować, gwarantując przy tym możliwość dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości poniesionej szkody. Są one zatem „narzędziem pracy” służącym do dyscyplinowania pracowników, ale także podnoszenia bezpieczeństwa, optymalizacji kosztów czy dbałości o wizerunek firmy.

Bartosz Świątek, prawnik, menedżer zespołu ds. LTS, R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza