Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Przeczytaj także: Tworzymy idealne car policy

8. Odpowiedzialność finansowa użytkownika auta służbowego.
Rozdział ten powinien określać w zrozumiały sposób, jakie sankcje przewidziane są w stosunku do kierowcy za spowodowanie strat dla firmy. Przykładowo spowodowanie szkody z własnej winy (co winduje koszty ubezpieczeń), zatankowanie niewłaściwego paliwa, uszkodzenie pojazdu, za użytkowanie niezgodne z zasadami itp. Dobrze jest również określić sposób odwołania od nałożonych kar.

9. Ważne kontakty.
Polecane rozwiązanie stanowi umieszczenie w polityce flotowej danych kontaktowych, mogących się przydać każdemu kierowcy. Są to numery telefonu Policji, Straży Pożarnej, Pogotowia, osoby odpowiedzialnej za flotę (także przedstawiciela CFM, jeśli firma korzysta z zewnętrznego zarządzania) oraz telefony i adresy serwisów, ubezpieczalni itp. Przydatny załącznik może stanowić mapka stacji paliw koncernu, z którego usług przedsiębiorstwo korzysta.

10. Ekonomiczne, ekologiczne i bezpieczne użytkowanie pojazdu.
Polecam w polityce zawrzeć również określenie zasad, jakimi chcielibyśmy, aby kierowali się nasi kierowcy. Powinny się tam znaleźć podstawowe zasady ekojazdy oraz jazdy defensywnej. Czasem same wskazówki mogą spowodować, że nasze samochody będą użytkowane delikatniej i rzadziej uczestniczyły w kolizjach. Jeśli wprowadzono limity spalania, warto o tym poinformować. Niektóre firmy zresztą przewidują nagrody za niskie spalanie.

11. Nagrody i kary.
To o czym już częściowo wspomniano. Polityka flotowa informuje o możliwych konsekwencjach za dane przewinienia bądź też nagrodach. Taką nagroda może być np. korzystniejsza cena odkupu samochodu przy bezszkodowej jeździe, premia finansowa za niskie spalanie itp. Katalog jest oczywiście znacznie szerszy i głównie dotyczy odpowiedzialności finansowej użytkownika, o której więcej w punkcie 8.

12. Niezbędne druki i formularze.
Tu użytkownik powinien znaleźć wszelkie druki w formie załączników do polityki flotowej, np. wspólne oświadczenie o zdarzeniu drogowym, oświadczenie o zapoznaniu się z car policy oraz różne wnioski specyficzne dla danego przedsiębiorstwa.

Zatwierdzanie dokumentu
Mając szkielet polityki flotowej, poprośmy o pomoc specjalistów z zakresu podatków, prawa i kadr. Takie działanie pomoże nam stworzyć dokument, którego prawnie nie będzie można łatwo podważyć, gdyż będzie posiadał właściwie skonstruowane zapisy. Stworzone i merytorycznie zaakceptowane przez specjalistów car policy powinno zostać zaakceptowane przez najważniejsze gremium w firmie. W większych organizacjach zatwierdzenie polityki samochodowej powinno się odbywać na podstawie uchwały zarządu, w mniejszych firmach przez dyrektora personalnego, finansów czy właściciela firmy. Tylko tak zaaprobowany dokument będzie można wykorzystywać w odniesieniu do każdego pracownika, niezależnie od jego pozycji w firmie.

Przystępność dokumentu
Może się wydawać, że polityka samochodowa powinna być bardzo obszernym dokumentem. Niestety często tak bywa, gdy dokument określa wszystkie sytuacje z wymaganymi sposobami postępowania. Z „grubym” dokumentem będzie ciężko zapoznać się kierowcy i zapamiętać najważniejsze reguły, więc trzeba znaleźć kompromis między wyczerpaniem ważnych kwestii, a dbałością o jego przyswajalność.
Istotne, aby menedżerowie wspierali pracowników i jednocześnie podkreślali niezbędność przeczytania i zrozumienia regulacji. Każdemu kierowcy powinniśmy przekazać egzemplarz dokumentu. Użytkownik samochodu powinien przeczytać go i pisemnie oświadczyć, że będzie się do niego stosował. Dokument polityki można również umieścić na portalu intranetowym sieci wewnętrznej lub powiesić drukowane egzemplarze w miejscu łatwo dostępnym dla każdego.

Jeśli kierowcy będą znali politykę samochodową, możemy liczyć, że koszty floty ulegną zredukowaniu. Ponadto warto systematycznie przypominać pracownikom kluczowe przepisy. Car policy opłaca się w każdej, nawet małej firmie. Dzięki jej zastosowaniu aktywa organizacji będą lepiej chronione, a wydatki bardziej racjonalne.

Prawa kierowcy
Polityka flotowa nie tylko zabezpiecza interesy przedsiębiorstwa przekazującego w użytkowanie pracownikom pojazdy, ale i prawa kierowcy. Na samym początku określa oczekiwania stawiane w stosunku do sposobu, w jaki będzie wykorzystywał samochód. Dzięki niej kierowca pozostawiony nawet bez kontaktu z menedżerem floty będzie w stanie określić, co w danej chwili powinien zrobić i jak zareagować, aby jego działania była najefektywniejsze i bezpieczne. Otrzymuje również wiedzę o przywilejach i ewentualnych zagrodach.

Bartłomiej Wiśniewski, kierownik ds. zarządzania serwisami Provident Polska