Menedżer floty a dział HR

Przeczytaj także: Flota firmowa: wydawanie i przyjmowanie aut

Bartłomiej Wiśniewski zarządza flotą w firmie Provident liczącej około 1200 pojazdów. Dobrą praktyką w każdej firmie dysponującej pojazdami jest posiadanie polityki flotowej. Dokument ten określa prawa i obowiązki obu stron tzn. pracownika i pracodawcy w obszarze samochodów firmowych. W większości przypadków pojazd stanowi nie tylko narzędzie pracy, ale również benefit dla pracownika. Poza tym środek lokomocji odgrywa pewną rolę w kreowaniu wizerunku firmy lub jej produktów. Z racji na tak szeroki wachlarz funkcji jakie spełnia auto we współczesnych przedsiębiorstwach, niezbędna jest współpraca menedżerów wyżej wymienionych departamentów - dla wypracowania złotego środka.

Samochód ważny jak wypłata

Określony przez nich standard stanowi przeważnie załącznik do polityki samochodowej. Menedżer reprezentujący pion biznesowy określa jaka ma być podstawowa rola pojazdu jako narzędzia pracy. Tym menedżerem jest osoba kierująca działem technicznym w firmie serwisującej urządzenia lub na przykład szef działu produkcji w podmiocie produkcyjnym (jedzenie, narzędzia, zabawki itp.). Tutaj najczęściej będą stawiane argumenty - począwszy od tych ściśle mierzalnych jak pojemność przestrzeni ładunkowej czy ładowność (szczególnie istotne przy transporcie lub świadczeniu mobilnych usług serwisowych) poprzez ekonomiczność, a skończywszy na tych bardzo subiektywnych. Do tych ostatnich można zaliczyć postrzeganie danej marki i modelu w porównaniu do pojazdów użytkowanych przez konkurencję.

Menedżer HR bazując na raportach rynkowych będzie próbował określić standard samochodów jaki zapewniany jest przez podobne przedsiębiorstwa i wkomponować go w strukturę własnej firmy. Jak wiemy auto służbowe jest niezwykle ważnym motywatorem dla pracowników, dlatego też właściwy jego wybór może być tak samo istotny jak zaoferowanie atrakcyjnego wynagrodzenia.

Nowy pojazd czy używany?

Głos „rozsądku” w procesie wyboru pojazdów dla firmy stanowi niejednokrotnie stanowisko menedżera floty. Wie on co oferuje rynek, z jakimi kosztami użytkowania wiążą się poszczególne modele (utrata wartości, koszty eksploatacyjne, zużycie paliwa), jakie są statystyki awaryjności oferowanych pojazdów i jaki zapewniają poziom bezpieczeństwa. Na drodze dojścia do kompromisu, ścierają się nierzadko sprzeczne argumenty, aby w efekcie uzyskać najlepsze możliwe rozwiązanie (lub jak kto woli mniejsze zło).

Po stworzeniu standardu samochodów służbowych dla poszczególnych stanowisk w firmie, kolejnym istotnym elementem współpracy flota – HR będzie określenie, kiedy pracownikowi przysługuje prawo zamówienia nowego pojazdu, a kiedy otrzyma jeden z obecnie wolnych. Wydaje się to nieistotnym szczegółem, ale bez jasnych wytycznych, do których dostęp mają wszyscy kierowcy w firmie, możemy być posądzeni o stronniczość, co czasami wpłynie niekorzystnie na wizerunek i reputację samego przedsiębiorstwa.

Utrata samochodu

Dlatego też zapis w car policy dotyczący źródeł pozyskiwania aut w przypadku zatrudnienia nowego pracownika, któremu przysługuje środek lokomocji, awansu na stanowisko z samochodem, po kradzieży, szkodzie całkowitej lub osiągnięciu limitów eksploatacyjnych (najczęściej wiek i/lub przebieg) obecnego pojazdu, znacząco ułatwi nam pracę i określi czytelne zasady. Ważne, aby pracownicy zespołu HR świadomi byli wypracowanych rozwiązań w obszarze pojazdów służbowych, gdyż niejednokrotnie to oni mają styczność z nowym pracownikiem, któremu składana jest oferta pracy wraz ze powiązanymi z nią narzędziami. Pozwala to uniknąć np. takiej sytuacji, kiedy odwiedzi nas nowy dyrektor swojego pierwszego dnia w pracy w celu zamówienia obiecanego mu samochodu w wymarzonej wersji, podczas gdy podobne wolne stoją na parkingu firmy.

Współpraca na linii flota – HR będzie również istotna w przypadku zaistnienia sytuacji, w których pracownik może utracić prawo do użytkowania samochodu służbowego. Najczęściej dotyczy to przypadków pozostawania na długim zwolnieniu lub rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Wtedy to pracownik HR samodzielnie lub we współpracy z przełożonym powinni komunikować pracownikowi decyzje firmy, również w kontekście narzędzi służbowych.

Uniknąć zaskoczeń

W takich sytuacjach pracownikom wyższej kadry menedżerskiej, lub tym, którzy od dawna współpracowali z firmą, umożliwia się czasem użytkowanie samochodu jeszcze przez pewien czas. Działania takie są oczywiście możliwe, jednak bez wcześniejszych uzgodnień co do możliwości ich zastosowania, terminów, szczegółów zwrotu itp. mogą doprowadzić do powstania nieprzewidzianych kosztów. Sytuacja taka będzie miała miejsce, kiedy dla nowego pracownika nie znajdziemy samochodu, gdyż przez pewien czas użytkuje go jeszcze osoba zwolniona z obowiązków świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

Współpraca między menedżerem floty i menedżerem pracującym w dziale HR będzie wtedy efektywna i korzystna dla firmy, kiedy zostanie oparta na czytelnej komunikacji, zaufaniu i zrozumieniu, że grają do tej samej bramki. Celem obu menedżerów jest zapewnienie działom generującym zyski jak najlepszego wsparcia i optymalnego gospodarowania dysponowanymi zasobami. Samochody niezależnie czy należą do firmy czy pochodzą z wynajmu są kosztownymi narzędziami, którymi dysponować można w ograniczonym zakresie elastyczności.

Blisko współpracując z działem HR mamy szansę uniknięcia nieprzyjemnych zaskoczeń i sytuacji, że dzisiaj zwracamy do leasingu lub sprzedajemy środek lokomocji np. po zakończonym projekcie, podczas gdy za dwa tygodnie pojawia się zapotrzebowanie na podobny pojazd.