eGospodarka.pl

eGospodarka.plMotoPorady motoryzacyjne › System telematyczny we wdrożeniu

System telematyczny we wdrożeniu

2017-05-18 00:20

System telematyczny we wdrożeniu

Tir © lassedesignen - Fotolia.com

Prawidłowe zapytanie ofertowe znacznie ułatwia usługodawcom dopasowanie systemu telematycznego do potrzeb firmy transportowej. Jeszcze ważniejsze jest jego prawidłowe wdrożenie. Aby cały proces zakończyć powodzeniem trzeba zwrócić na wiele istotnych aspektów, nie zawsze oczywistych.

Zapytanie ofertowe


Przed rozesłaniem zapytań do firmy świadczących usługi telematyczne warto przemyśleć samą jego treść. Jak więc przygotować zapytanie ofertowe?
- Na wstępie inwestor powinien zadać sobie kluczowe pytanie, co jest mu niezbędne do pracy, jakich informacji mu brakuje, które procesy w firmie chciałby przyspieszyć, aby procować bardziej efektywnie. Oczywiście podstawowe informacje o przedsiębiorstwie, flocie aut i aktualnych systemach będą pomocne. Jednak, aby uniknąć problemów i nie tracić czasu nad pisaniem takowego zapytania, stawiamy na kontakt z przyszłym klientem, by wyjaśnić, uzgodnić i rozwiać wszelkie wątpliwości już na etapie pierwszej rozmowy lub spotkania – mówi Krzysztof Pusłowski, Sales & Project Manager Poland Trimble Transport & Logistics.

Kluczowe jest realistyczne podejście oraz przedstawienie faktycznych wymagań dotyczących systemu – dodaje Harry Butcher, Product Manager Astrata Europe. - Każdy przedsiębiorca powinien określić czy woli proste rozwiązanie oparte o monitorowanie lokalizacji zasobów, czy też bezwzględnie potrzebuje zaawansowany system integrujący wszystkie procesy transportowo-logistyczne. Najważniejsze, aby wdrażane rozwiązanie pasowało do realnych potrzeb w danym momencie. Trzeba również zostawić miejsce na jego rozszerzenie. W zdecydowanej większości przypadków zalecamy zacząć od podstawowych funkcjonalności, stopniowo rozszerzając moduły i włączając kolejno coraz bardziej kompleksowe zadania systemu.
Decyzja jest poważna, bo na co najmniej najbliższe 2-3 lata.

- Warto zwrócić uwagę także na możliwość prezentacji rozwiązań w siedzibie klienta, warunki wdrożenia pozwalające zachować płynność pracy, wsparcie posprzedażowe. Sugeruję zapytać oferenta czy powyższe elementy oferowane są przez dostawcę rozwiązania bezpłatnie. Wiadomo, że trzeba szukać systemu dopasowanego do własnych potrzeb – mówi Kamil Korbuszewski, kierownik Działu Sprzedaży GBOX.

- Należy również pamiętać o tym, żeby przed kupnem rozwiązania najpierw je przetestować. Sprawdziany sprzyjają poznaniu rozwiązania, ale również dostarczają informacji o dostawcy oraz poziomie wiedzy i doświadczenia opiekuna. Po okresie testowym trzeba go podsumować i ocenić – takie działanie umożliwi zdobycie niezwykle cennej informacji, czy mamy do czynienia tylko ze sprzedawcami usług czy z profesjonalistami – dodaje Paweł Wloczek, Country Manager, WebEye Polska.

fot. lassedesignen - Fotolia.com

Tir

Prawidłowe zapytanie ofertowe znacznie ułatwia usługodawcom dopasowanie systemu telematycznego do potrzeb firmy transportowej.


Prace wdrożeniowe


Samo wdrożenie to również niełatwe zadanie. Przewoźnicy nie powinni bezgranicznie ufać dostawcy usług i zwrócić uwagę na kilka aspektów.
- Istotne, aby wdrożenie było kompleksowe co oznacza, że powinno obejmować wszystkie osoby korzystające z systemu - w biurze, ale także kierowców. Szkolenie pracowników zostało przeprowadzone z uwzględnieniem potrzeb usługobiorcy a nie według sztywnych wytycznych oferenta. Ciągłość pracy, oszczędność czasu i pieniędzy zapewnia wspomniane wdrożenie w siedzibie klienta – mówi Kamil Korbuszewski (GBOX).

- Firmy często zapominają, bądź też nie przypisują dużej wagi do szkolenia wewnętrznego pracowników, którzy na co dzień będą pracowali z nowym systemem. Tymczasem bez odpowiedniej nauki na próżno wyczekiwać ogromu korzyści z telematyki – dodaje Harry Butcher z Astraty.

Zdaniem Krzysztofa Pusłowskiego z Trimble, trzeba zwrócić uwagę, by system nadążał za zmianami w przepisach i posiadał nowe funkcjonalności, Przykładem mogą być raporty związane z płacą minimalną, rejestracja przewozów, rozliczanie delegacji, itd.
- Najtrudniejsze przy wdrożeniu jest jednak przekonanie ludzi do „nowości”, bo przecież to oni mają pracować na nieznanymi systemie, co powoduje obawy. Kolejna kluczowa sprawa dotyczy wsparcia po stronie firmy wdrażającej, aby zawsze była dedykowana osoba do pomocy i uzgadniania kluczowych funkcji nie tylko na etapie „nauki” systemu, ale przez cały okres współpracy – dodaje Pusłowski.

- Kluczowe na etapie wyboru dostawcy jest sprawdzenie jego sytuacji finansowej, doświadczenia we wdrożeniu oraz zarządzania systemami telematycznymi - zarówno w przedsiębiorstwach krajowych, jak i zagranicznych oraz know-how zespołu. Warto również poprosić dostawcę o okazanie referencji, szczególnie tych opisujących wdrożenie podobne do tego, które firma planuje zakupić – uzupełnia Paweł Wloczek z WebEye Polska.

Integracja z TMS
Mirosław Skorus, specjalista ds. sprzedaży i marketingu Marcos Bis
- Przewoźnikom szukającym telematyki proponuję, żeby zwrócili szczególną uwagę na możliwość jej późniejszej integracji z TMS. Zdarza się, że po zakończeniu wdrożenia potrzeby rosną. Dane telematyczne mogą dać duże możliwości w usprawnieniu prac biurowych (jak fakturowanie, rozliczanie kart drogowych, paliwa czy diet). Sęk w tym, żeby integracja była gotowa i kompletna, bo inaczej może przyjść wybierać między wydaniem kolejnych tysięcy na jej zmianę lub podobnej kwoty na prace programistyczne prowadzące do pełnej integracji.
Z pomocą na pewno przyjdą nam dostawcy systemów TMS jak i telematyki, którzy chętnie chwalą się swoimi integracjami. Dopytajmy jednak dodatkowo o zakres tych integracji, bo nie chodzi tylko o pobieranie pozycji, licznika i przesyłanie wiadomości tekstowych. Dopiero możliwość wysyłania zadań (np. załadunków i rozładunków do wykonania), tras obrazowanych kierowcy na mapie, a także pobierania danych z tachografu, średniego spalania, raportowanych kosztów gotówkowych i statusów o wykonaniu zadań realnie może wpłynąć na sprawność pracy w biurze.


Słowa równie dokumentom


Przewoźnik dla swojego dobra musi zadbać, by umowa odzwierciedlała wcześniej ustalane założenia.
- Umowa z partnerem telematycznym powinna zawierać wszelkie uzgodnienia i funkcje związane z systemem. Należy bezwzględnie porównywać informacje przedstawiane podczas spotkania z tymi, które zaoferowano w umowie. Niejednokrotnie słyszałem o przypadkach, że to, co obiecane albo nie mogło być zrealizowane w uzgodnionej cenie albo funkcjonalność wręcz nie istniała! - mówi Krzysztof Pusłowski z Trimble.

- Większość firm dysponuje profesjonalną pomocą prawną, która analizuje wszelkiego rodzaju umowy czy porozumienia. My ze swojej strony zapewniamy zgodne z przepisami dokumenty. Ich celem jest doprowadzenie do bezpiecznego świadczenia usług dla każdej ze stron – dodaje Kamil Korbuszewski (GBOX).

Sprawdzać konkurencję


Wygoda pracowników korzystających z określonych rozwiązań nie pozostają bez znaczenia, ale…
- Warto od czasu do czasu przetestować rozwiązania innych firm – co może dostarczyć informacje o rozwiązaniu. Jednak w mniejszym stopniu sprawdzian jest szansą na poznanie całości wsparcia, jakie dostawca może oferować przy stałej współpracy – mówi Paweł Wloczek z WebEye Polska.

- To czysto biznesowa decyzja, indywidualna dla każdego przedsiębiorcy. Technologia prężnie się rozwija i powstają nowe zaawansowane technologicznie rozwiązania, co sprawia z kolei, że wybrane systemy mogą zanikać z rynku bądź zwyczajnie ich cykl życia ulega skróceniu. Narzędzia telematyczne dla transportu są amortyzowane wraz z aktywami floty. Nowości często wypierają starsze rozwiązanie, a dynamicznie zmieniające się wymagania rynkowe zmuszają poniekąd właścicieli firm transportowych do inwestowania i wymianę urządzeń w krótszym okresie czasu – mówi Harry Butcher z Astrata Europe.

Również zdaniem Kamila Korbuszewskiego (GBOX) zawsze warto śledzić rynek, prowadzić analizy i na ich podstawie podejmować decyzję.
- Jesteśmy dla klientów, doradcą i partnerem, ale to ostatecznie do nich należy decyzja kogo obdarzą swoim zaufaniem.

- Często przewoźnik wyposażony w tzw. GPS/lokalizator myśli, że ma już szczyt technologii na pokładzie ciężarówki, nie zdając sobie sprawy jak daleko systemy telematyczne takie jak CarCube są rozwinięte. Jednak system telematyczny to nie tylko inwestycja, ale również wspieranie klienta przez czas współpracy, wdrażanie nowych funkcjonalności i rozwój poprzez integrację z innymi systemami informatycznymi biura. Niejednokrotnie stopień połączenia i integracji, rozwijany przez kilka lat, jest na tyle zaawansowany, że nie byłby możliwy do osiągnięcia przez inna firmę z dnia na dzień – dodaje Krzysztof Pusłowski z Trimble Transport & Logistics.

Warto myśleć o zmianach
Z Aleksandrą Sarką, Marketing Manager Poland w Poltrack rozmawia Tomasz Czarnecki
Jak przygotować zapytanie do usługodawcy, by dostać satysfakcjonującą ofertę?
- Trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jaki mamy największe problemy w dotychczasowym zarządzaniu flotą? Które codzienne czynności chcielibyśmy usprawnić? Po jakim czasie od wdrożenia powinniśmy uzyskać zwrot inwestycji. Jakich oczekujemy oszczędności? Określenie własnych oczekiwań będzie bardzo pomocne w sprawnej weryfikacji ofert, bo prawdopodobnie otrzymamy propozycje zróżnicowanych rozwiązań. Właściwy wybór dostawcy wielce wpływa na wdrożenie - nasz partner w biznesie ma wspierać działalność przedsiębiorstwa. Monitoring pojazdów musi „pasować” do sposobu pracy, pozwalać na sprawne zarządzanie pracownikami i zarządzanie kosztami ponoszonymi na wykonywanie działalności. Odpowiedni usługodawca daje szansę na to, że proces instalacji oraz szkoleń zespołu przebiegnie bezstresowo.
A jakich elementy w umowie z usługodawcą firmy transportowe powinny unikać?
- Analizując warunki przede wszystkim warto pomyśleć nad tym jak długo planujemy współpracować z dostawcą rozwiązania monitoringu pojazdów. Zakładam, że zarówno pracownicy jak zarządzający będą zadowoleni, bo wybierane jest przecież rozwiązanie najlepsze dla przedsiębiorstwa, więc umowa na 2-3 lata nie stanowi problemu. Jednak na przestrzeni tych kilku lat sposób prowadzenia biznesu może ulec zmianie. Dlatego trzeba zapewnić elastyczności rozwiązania, na wypadek gdyby np. za rok była szansa pozyskania klienta, z którym współpraca wymaga dodatkowych opcji. Nie zamykajmy się w ścisłych ramach. Dokładne opisy i ograniczenia mogą stać się w przyszłości problematyczne przy rozwoju firmy.
Przewoźnik jest raczej skazany na jednego dostawcę czy warto go raz na jakiś czas zmieniać?
- Przytoczę tu przykład jednego naszych z klientów, który zdecydował się na zmianę dostawcy 2 lata temu. Kilkukrotnie proponowałam zapoznanie się z naszym rozwiązaniem i za każdym razem uzyskiwałam od prezesa informację, że firma posiada monitoring pojazdów od lat i nie jest zainteresowana zmianą. Poprosiłam zatem o poświęcenie kilku minut na prezentację naszego rozwiązania. Okazało się, że „dotychczasowe narzędzia monitoringu wybrano około 10 lat wcześniej, a dotychczasowy dostawca nie wprowadził zbyt wiele aktualizacji, w dodatku obsługa wymagała długich szkoleń dla nowych pracowników. Natomiast koszty miesięcznego utrzymania były o 70 procent wyższe od oferowanych w tej chwili. Zmiana dostawcy zwróciła się po 60 dniach i były to jedynie oszczędności związane z miesięcznym utrzymaniem rozwiązania.
Dlatego zachęcam wszystkich do zapoznawania się z aktualnymi ofertami dostawców i analizowania ich pod kątem przydatności, możliwości uzyskania nowych korzyści i oszczędności. Obecnie, by sprostać wymaganiom rynku, trzeba nieustannie modyfikować sposób prowadzenia biznesu. I wszystkie narzędzia pracy powinny za tym nadążać. Zamiana dostawcy nie wymaga dużych nakładów finansowych na starcie, gdyż dostawca rozwiązania monitoringu wszystkie niezbędne urządzenia może udostępnić do użytku za przysłowiową złotówkę. Jeśli wybierzemy do tego intuicyjny system przyjazny użytkownikowi nie pojawia się problem czasochłonnych szkoleń i wdrożeń. Jestem przekonana, że zdecydowana większość przedsiębiorstw może na zmianie jedynie zyskać.

Zobacz także


Oceń

0 0

Podziel się

Poleć na Wykopie Poleć w Google+

Poleć artykuł znajomemu Wydrukuj

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

REKLAMA

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo:

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.