System telematyczny w transporcie: jak wybrać?

Przeczytaj także: System telematyczny we wdrożeniu

Działania przedsprzedażne

Przewoźnicy w przypadku problemów z systemem zwykle narzekają na jego jakość lub złą pracę dostawcy. Zapytam więc na początek, co musi zrobić firma, zanim podejmie decyzję o wdrożeniu systemu? Bo rozumiem, że bez pewnego przygotowania, poznania „samego siebie” będzie trudno wdrożenie uczynić efektywnym…

Grzegorz Janaś, Marketing Manager w frameLogic: - Zanim klient podejmie decyzję o wdrożeniu lub zmianie systemu telematycznego, powinien zastanowić się jakie procesy biznesowe chce tym działaniem zoptymalizować. Z podstawowymi, bieżącymi procesami nie powinno być problemu. Warto natomiast spróbować wybiec planami w przyszłość i mieć wizję dalszego rozwoju. Przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają, że im więcej obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa jest objęte systemem, tym wyższą otrzymują automatyzację prac, coraz lepszą analitykę biznesu i jak najpełniejszy obraz floty. Posiadanie już na tym etapie długofalowej perspektywy daje dużą szansę, że wybrane rozwiązanie będzie solidnym elementem dalszego rozwoju firmy, elementem, który nie tylko wspiera skalowanie biznesu klienta, ale rośnie razem z nim, dopasowując się do zmieniających potrzeb. Systemy all-in-one, takie jak frameLogic, zapewniają to wszystko pozwalając właścicielom i menedżerom firm transportowych skupić się na tym co najważniejsze - na rozwijaniu biznesu.

Marek Wiązowski, specjalista ds. Content Marketingu Quantum software. - Punkt wyjścia stanowi analiza przedwdrożeniowa, pozwalająca na ocenę aktualnej sytuacji, znalezienie wąskich gardeł i identyfikację potrzeb. Efektem analizy jest koncepcja systemu, określająca kluczowe wymagania i wyznaczająca wymierne cele wdrożenia. Firma powinna stworzyć, samodzielnie lub przy pomocy z zewnątrz, mapę procesów które zostaną objęte systemem. Bardzo istotną rolę odgrywa także zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu i ludzi uczestniczących w procesie wdrożenia. Przed implementacją systemu należy zadbać o jakość danych wejściowych. Nawet najdoskonalszy program nie spełni oczekiwań, gdy będzie funkcjonował w oparciu o nierzeczywiste, błędne informacje.

Proces zakupowy

Co trzeba zrobić na etapie procesu zakupowego?

Marek Wiązowski (Quantum software): - Podstawową kwestią jest definicja założeń i opracowanie listy wymagań funkcjonalnych dla oprogramowania, wraz z nadaniem im priorytetów i wag. Posłużą one do opracowania mechanizmu wyboru oferty. Inne istotne punkty to określenie budżetu, wyznaczenie harmonogramu oraz wskazanie terminu rozpoczęcia projektu. Warto też zweryfikować doświadczenie i opinie o dostawcach wśród ich klientów.

Patryk Grzelak (InterLan): - Decyzja o wdrożeniu systemu do zarządzania transportem to inwestycja, która niesie wiele korzyści, ale jest też obciążona odpowiedzialnością. Nie należy więc do łatwych, tym bardziej jej podjęcie nie powinno być pochopne. Ważną rolę odgrywa stworzenie planu kolejnych etapów procesu decyzyjnego, a w dalszej części zaplanowanie przebiegu samego wdrożenia. Polecam nasz tekst opublikowany w Truck&Business Polska 2/2017 i na log24.pl (https://log24.pl/artykuly/10-krokow-do-zakupu-systemu-tms,7460) o zakupie oprogramowywania dla transportu i spedycji. Idea wdrożenia systemu TMS to wynik pracy nabywcy, ale i potencjalnego dostawcy. Przewoźnik musi przeanalizować i zdefiniować potrzeby z uwzględnieniem planowanych kierunków rozwoju oraz sprawdzić oferty firm IT produkujących oprogramowanie. Ważne jest też odpowiednie zaangażowanie w proces. Jeśli chodzi o dostawcę istotną rolę odgrywa wnikliwa analiza sytuacji przedsiębiorstwa zainteresowanego zakupem. Trzeba przyjrzeć się procesom, które mają być objęte wdrożeniem, przygotować dedykowaną ofertę a po podpisaniu umowy rzetelnie przeszkolić pracowników klienta z funkcji i możliwości wykorzystania oprogramowania.

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Najważniejszą czynnością powinno być sprawdzenie dostawców telematyki pod kątem elastyczności. Jeśli są to jedynie gotowe, pudełkowe rozwiązania, miejmy świadomość, że przy wdrożeniu trzeba dostosować całą organizację pod sztywno skrojony system lub godzić się na półśrodki. Nasz system został zaprojektowany tak, aby można było go indywidualnie dostosowywać do wielkości i potrzeb klienta. Niezależnie czy mówimy o integracji z rozwiązaniami firm trzecich, uruchomianiu w przyszłości dodatkowych modułów, czy modyfikacji lub wręcz pisaniu funkcji dedykowanych dla nabywcy.

Zwrot inwestycji

Czy przewoźnik może obliczyć sobie, że dany system się zwróci i po jakim czasie to nastąpi?

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Można próbować liczyć zwrot z inwestycji w telematykę w oparciu o redukcję kosztów operacyjnych czy potencjalnych oszczędności paliwowych, gdyż są to dane, które względnie łatwo skalkulować. Najistotniejszy jednak jest tutaj aspekt niemierzalny. Zaawansowane rozwiązania IT w transporcie to dziś konieczność, głównie z perspektywy strategicznej. Dają jasny obraz sytuacji w przedsiębiorstwie, ułatwiają zarządzanie transportem, kalkulują koszty i pomagają podejmować konkretne decyzje biznesowe. Funkcjonowanie dziś na rynku transportowym bez porządnego systemu do zarządzania flotą zostawia firmę daleko w tyle za konkurencją.

Marek Wiązowski (Quantum software): - System TMS pozwala m.in. ograniczyć nakłady na paliwo, eksploatację pojazdu, czas pracy kierowców i dyspozytorów. Oprogramowanie zawiera mechanizmy zarządzania podwykonawcami, dające szansę wybrać oferty optymalne pod względem kosztowym i jakościowym. Dzięki posiadanym funkcjom kontroli, program daje umożliwia wykryć ewentualne nadużycia, takie jak kradzież paliwa czy nośników. W kalkulacji ROI, należy zatem porównać zmiany w poniesionych wydatkach (dla odpowiadających sobie okresów), na które miało wpływ wprowadzenie systemu, a następnie zestawić je z kosztami wdrożenia. Nie należy jednak zapominać, że część korzyści wynikających z zastosowania systemów TMS jest trudna do obliczenia, w tym np. spełnienie przepisów i podniesienie bezpieczeństwa związanego z towarami ADR, czy mniejsza ilość błędów w dostawach. Czas zwrotu z inwestycji stanowi indywidualną cechę każdego projektu. Przed jego startem można we współpracy z dostawcą oprogramowania oszacować ten okres.

Faza testowa

Jak powinna wyglądać faza testowa i jak długo powinna trwać?

Patryk Grzelak (InterLan): - Testowanie oprogramowania może trwać stosunkowo krótko, jednak aby było efektywne, musi zostać przeprowadzone w sposób rzetelny i intensywny. Należy zadbać o to, by to przyszli użytkownicy zajęli się weryfikacją jego zalet i wad. Testerzy powinni dobrze znać specyfikę działalności firmy, która z systemu będzie korzystać. Jeśli zależy nam na ogólnych informacjach, sprawdźmy czy testowany program jest intuicyjny, jak działa, jak wyglądają standardowe wydruki i czy posiada oczekiwane funkcje. Gdy zależy nam na pogłębionych testach, zachodzi konieczność przeprowadzenia wstępnego wdrożenia obejmującego konfigurację.

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Oddajemy testowym klientom do dyspozycji w pełni funkcjonalny system, którym obejmujemy kilka aut z ich floty. Nie wyobrażam sobie, by rozwiązanie sprawdzić inaczej niż na rzeczywistych danych. Przeciętnie okres testowy trwa od 3 do 6 miesięcy. Po tym czasie nabywca ma już jasny obraz systemu w zestawieniu ze swoimi oczekiwaniami. Wyraźnie widzi też uzyskane korzyści.

Marek Wiązowski (Quantum software): - Faza testowa składa się z kilku elementów. Testy podstawowe dotyczą sprawdzania podstawowych funkcji systemu. Testy integracyjne są wykonywane w celu wykrycia błędów w interfejsach i tak jak testy podstawowe zostają przeprowadzone u dostawy. Następnie sprawdzamy działanie systemu u klienta. Na końcu dochodzi do tzw. testu akceptacyjnego, potwierdzającego wykonanie systemu w odpowiedniej jakości. Sprawdziany przeprowadzane przez klienta sprowadzają się do wytypowania grupy pracowników, którzy będą przez określony czas korzystać z nowego rozwiązania, dzieląc się swoimi spostrzeżeniami i dostarczając danych pozwalających na jego ewaluację. Czas trwania zależy m.in. od skali wdrożenia i zakresu funkcji programu. W przybliżeniu można podać, że zajmują one przeważnie od kilku do kilkunastu tygodni.

Czego wymagać od dostawcy?

Czego należy bezwzględnie wymagać od dostawcy systemu?

Marek Wiązowski (Quantum software): - Zaprezentowania, w jaki sposób rozważany system będzie w stanie odwzorować i obsłużyć istniejącą w danym przedsiębiorstwie mapę procesów. Dostawca systemu powinien też przedstawić precyzyjny harmonogram projektu. Nie mniej istotne są kompetencje w obszarze zarządzania zmianą. Podczas procesu wdrożeniowego często występują nieprzewidziane zdarzenia, na które dostawca oprogramowania musi umieć elastycznie reagować. Bardzo ważne kryterium stanowi zapewnienie możliwości rozwoju systemu informatycznego, w tym dostosowania go do rozbudowy przedsiębiorstwa, zmian prawnych czy integracji z innym oprogramowaniem. Możliwość rozwoju systemu uzależniona jest m.in. od zasobów kadrowych i stabilności firmy informatycznej.

Patryk Grzelak (InterLan): - Oczekiwania wobec systemu warunkowane są przez aktualne potrzeby przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem planów rozwojowych, czyli jego przyszłych potrzeb. Zależą one od struktury i wielkości oraz zakresu działalności firmy. Niezależnie od specyfiki i zapotrzebowania podmiotu, bezwzględnie należy uzgodnić warunki współpracy. Wspólna dla wszystkich firm jest też konieczność określenia parametrów dla obszarów pozafunkcjonalnych oprogramowania. Pamiętajmy, by wypracować tzw. parametry SLA (Service Level Agreement), czyli umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług. Warunki świadczenie usług serwisowych stanowią pierwszy z filarów współpracy powdrożeniowej. Drugi - równie ważny - to usługi związane z rozwojem systemu. Wcześniejsze ustalenie i zapisanie w umowie stawki godzinowej za działania dodatkowe ułatwią przyszłą współpracę. Wymagać możemy także gwarancji odnośnie zdolności rozbudowy systemu w przyszłości. System powinien być elastyczny, a jego producent wykazywać doświadczenie w zakresie tworzenia dedykowanych rozwiązań, posiadać przykłady wdrożeń o zakresie szerszym niż na tym etapie wymagamy. Podkreślę jeszcze, że efektywność współdziałania nabywcy z dostawcą zależy również od jakości komunikacji. Moment zakupu to dopiero początek kontaktów z producentem systemu i dobrze, gdy już na starcie możemy przekonać się o jego kompetencjach, zaangażowaniu oraz wiarygodności.

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Wszystko zależy od oczekiwań klienta i od tego na co umówił się z dostawcą. Decydując się na nasze rozwiązanie, można liczyć na kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia oraz profesjonalny support już po implementacji. Prowadząc rozmowy z potencjalnym nabywcą, zawsze proponujemy mu tylko te technologie i rozwiązania, które faktycznie rozwiązują jego biznesowe wyzwania.

Pytania od klientów

Jakie najczęściej pytania mają potencjalni i aktualni klienci? Zapewne zdarzają się też nietypowe…

Marek Wiązowski (Quantum software): - Do standardowych pytań zaliczyć można te dotyczące funkcji systemu, czy też możliwości jego integracji z innymi aplikacjami. Klienci bardzo często chcą uzyskać wiedzę o posiadanym doświadczeniu, a także liczebności i składzie zespołu wdrożeniowego. Inną często podnoszoną kwestią są zasady serwisu oraz czy osoby odpowiedzialne za wdrożenie będą później uczestniczyły w asyście serwisowej. O do nietypowych zagadnień - spotkaliśmy się z pytaniami dotyczącymi możliwości samodzielnej ingerencji w kod oprogramowania, a także ile roboczogodzin zajęło nam stworzenie systemu...

Patryk Grzelak (InterLan): - Najczęściej zadawane pytania dotyczą szerokiego zakresu dostępnych funkcji systemu określanych w kontekście potrzeb przedsiębiorstwa. Potrzeby te mogą być standardowe i wówczas pytania nie wymagają skomplikowanych odpowiedzi. Gdy mamy do czynienia z potrzebami, które wynikają ze specyficznej działalności firmy, wówczas pytania mogą mieć nietypowy charakter a odpowiedzi wymagają zaawansowanej i specjalistycznej wiedzy, np. czy system obsługuje dostawę towarów w cysternach w procedurze Halal albo czy algorytm optymalizacji uwzględnia w swoim działaniu prędkość przejazdu po drogach miejskich z uwzględnieniem korków w danych godzinach przejazdu.

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Rynek telematyki w Polsce wszedł już w fazę dojrzałości. Klienci, którzy się do nas zgłaszają mają za sobą pewne doświadczenia z rynkiem lub przynajmniej wyobrażenia jak powinien działać system monitoringu pojazdów. Stąd głównie zapytania dotyczą konkretnych funkcji i możliwości ich adaptacji do biznesowego przypadku danego podmiotu. Co ciekawe, najczęściej obserwujemy pozytywne zaskoczenie, gdy okazuje się, że w ramach jednego systemu nabywca może mieć wszystkie możliwości telematyki, doskonałe rozwiązanie klasy TMS do zarządzania zleceniami i zintegrowaną wymianę danych z giełdami frachtów. Wśród najbardziej nietypowych pytań, zdecydowanie wygrywa: „Czy system działa we mgle”? Zapewniamy, że działa.

Żądam reklamacji

Kiedy można stwierdzić, że system się nie sprawdził lub żądać reklamacji?

Patryk Grzelak (InterLan): - System nie sprawdza się, gdy w praktyce nie spełnia postawionych i zdefiniowanych w umowie wymogów. Taka sytuacja możliwa jest w przypadku dostawcy, który składa obietnice bez pokrycia dotyczące dostępnych funkcji i możliwości rozbudowy oprogramowania. A także - co może iść w parze z powyższym - jeśli decyzję o zakupie podejmujemy pochopnie lub/i pomijamy ważne etapy procesu decyzyjnego, np. analizy i porównania dostępnych rozwiązań TMS czy testy systemu. Wyeliminowaniu ryzyka „nacięcia się” służy zasada, by nie brać pod uwagę wyłącznie ceny oraz by rzetelnie przeprowadzić wybór oprogramowania. Zastosowanie kilku prostych, wspomnianych wcześniej reguł i zachowanie kolejnych kroków w podejmowaniu decyzji uchroni nas przed pomyłką, czyli idzie nietrafioną inwestycją.

Marek Wiązowski (Quantum software): - O tym, że system się nie sprawdził możemy mówić wówczas, gdy w stosownej perspektywie czasu nie udało się uzyskać zdefiniowanych dla projektu rezultatów. Należy przy tym zwrócić uwagę na to, aby do poszczególnych kwestii przykładać odpowiednią wagę, nie pozwalając drobiazgom rozmyć obrazu sytuacji. Poza tym bywają sytuacje, gdy klient nie uzyskuje rezultatów w pełni zgodnych z oczekiwaniami, ale odnosi inne, nieplanowane korzyści, które mu to rekompensują. Na osiągnięcie wyznaczonego celu wpływają nie tylko możliwości samego systemu, ale też jakość procesu wdrożenia i współpraca ze strony użytkowników oprogramowania. Kwestie reklamacji ujęte są natomiast w zapisach umowy licencyjnej. Zakres odpowiedzialności licencjodawcy może stanowić przedmiot negocjacji z dostawcą systemu.

Grzegorz Janaś (frameLogic): - Mogę jedynie teoretyzować, gdyż przez niemal 15 lat funkcjonowania, nie mieliśmy podobnych sytuacji. Natomiast, na zdrowy rozsądek - jeżeli po wdrożeniu system nie oferuje tego, na co się umawialiśmy, należy go reklamować. Może warto w takiej sytuacji rozejrzeć się po rynku i sprawdzić inne rozwiązania? Zapraszamy do kontaktu.