eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plMotoPorady motoryzacyjne › Samochód służbowy na wakacjach

Samochód służbowy na wakacjach

2016-07-08 11:01

Samochód służbowy na wakacjach

Samochód służbow © fot. mat. prasowe

PRZEJDŹ DO GALERII ZDJĘĆ (2)

Coraz więcej polskich firm udostępnia swoim pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych, również podczas urlopu. Auto w biznesie już dawno przestało być bowiem jedynie środkiem transportu i narzędziem pracy – obecnie w wielu przedsiębiorstwach to istotny dodatek do wynagrodzenia, który zwiększa zaangażowanie i lojalność kadr. Sprawdź, o czym powinieneś pamiętać, zezwalając pracownikowi na wakacyjny wyjazd firmowym samochodem. Unikniesz niepotrzebnych kosztów i nieporozumień!

Przeczytaj także: Kontrakt menadżerski: służbowy samochód bez podatku dochodowego

Zweryfikuj politykę flotową w firmie!


Jeszcze do niedawna polityki flotowe w postaci regulaminów lub procedur tworzone były zazwyczaj w dużych firmach, posiadających kilkadziesiąt lub kilkaset samochodów. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw z sektora MŚP reguluje na piśmie kwestie związane z nabywaniem, użytkowaniem i wymianą samochodów służbowych. To, w jakim zakresie pojazdy firmowe mogą być wykorzystywane przez pracowników, a także jakie obowiązki na nich spoczywają w związku z eksploatacją aut, powinno zostać precyzyjnie opisane w polityce flotowej firmy, z którą pracownik osobiście się zapozna.
- Coraz częściej firmy umożliwiają pracownikom korzystanie z aut służbowych bez żadnych ograniczeń, również w dni wolne, w tym w trakcie urlopu. Kwestie dotyczące tego, w jakich sytuacjach i na jakich zasadach pracownik może korzystać z auta po pracy, powinny zostać uregulowane w polityce flotowej firmy. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych strat i nieporozumień z pracownikami – twierdzi Klaudia Kowalczyk Marketing Manager w Carefleet S.A., jednej z czołowych polskich firm z branży Car Fleet Management.

Doprecyzuj kluczowe kwestie!


Oprócz zagadnień ogólnych, dotyczących zakresu wykorzystania firmowego auta do celów prywatnych, w polityce flotowej powinny zostać ponadto uregulowane takie kwestie, jak koszty związane z jego eksploatacją czy odpowiedzialność w przypadku kolizji lub awarii. O tym, czy w trakcie urlopu pracownik we własnym zakresie tankuje paliwo lub serwisuje pojazd, decyduje pracodawca, który może partycypować w kosztach, ale nie jest do tego zobligowany. Kwestię tankowania pojazdu może rozwiązać karta paliwowa, pomocne narzędzie, dzięki któremu firma ma możliwość bieżącego monitorowania tankowań w swojej flocie.
- Operatorzy kart paliwowych zgodnie z umową dostarczają do firm użytkujących ich karty informacje w postaci bieżących raportów paliwowych, zawierające informacje na temat miejsca, czasu i ilości paliwa tankowanego do poszczególnych samochodów. Nadzór i kontrola użytkowników kart paliwowych, a tym samym kontrola wydatków na paliwo, pozwala uniknąć nadużyć i nieprawidłowości podczas tankowania – dodaje Klaudia Kowalczyk.

W polityce flotowej warto również doprecyzować kwestie związane z zakresem odpowiedzialności pracownika za uszkodzenia pojazdu i kolizje powstałe w trakcie wyjazdu urlopowego. Choć zazwyczaj koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy, istnieją sytuacje, kiedy firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania, np. gdy kierowca prowadził pojazd w stanie nietrzeźwym lub uciekł z miejsca wypadku. Pracownik może zostać obciążony kosztami napraw samochodu firmowego również wtedy, kiedy uległ on poważnemu uszkodzeniu na skutek nieprawidłowej eksploatacji.

fot. mat. prasowe

Samochód służbowy na wakacje

Użyczając pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych, warto jasno określić zasady tego użyczenia


Sprawdź cel podróży!


Podróżowanie firmowym autem w celach prywatnych na terenie kraju nie jest związane z żadnymi dodatkowymi formalnościami po stronie przedsiębiorstwa. Inaczej kwestia ta wygląda w przypadku wyjazdów zagranicznych. Zgodnie z przepisami polskiego prawa drogowego, przekroczenie granicy służbowym autem wymaga bowiem zgody właściciela pojazdu. W firmach, które posiadają własne floty, jest ona wydawana przez upoważnioną w tym zakresie osobę. W przypadku samochodów leasingowych lub wynajmowanych, upoważnienie takie powinno pochodzić od leasingodawcy lub firmy wynajmującej.
- W przypadku Carefleet S.A. wystarczy, że użytkownik pojazdu skontaktuje się telefonicznie z Centrum Obsługi Kierowców i poprosi o pozwolenie na wyjazd za granicę – mówi Klaudia Kowalczyk.

Niektóre kraje, np. Ukraina lub Białoruś, wymagają upoważnienia potwierdzonego notarialnie oraz poświadczonego przez tłumacza przysięgłego. W związku z brakiem jednolitych przepisów w różnych państwach Europy warto przed wyjazdem pracownika zasięgnąć szczegółowych informacji w ambasadzie danego kraju. Różnie też, w zależności od celu zagranicznej podróży, kształtują się kwestie związane z ubezpieczeniem pojazdów. Polisa AC ważna jest w Europie z wykluczeniem Rosji, Białorusi, Ukrainy i Mołdawii. Aby wyjechać do krajów nieobjętych polisą należy dodatkowo ubezpieczyć pojazd. Warto sprawdzić również, czy posiadany pakiet Assistance obowiązuje poza granicami Polski, a pracownik – w przypadku nieprzewidzianego zdarzenia na drodze – otrzyma wsparcie w postaci usług serwisowych lub samochodu zastępczego.

Zapoznaj pracownika z polityką firmy!


Choć pracownik powinien zapoznać się z polityką flotową firmy w momencie, w którym podpisuje umowę przekazania mu samochodu, nie zaszkodzi okresowe przypominanie o zasadach, których powinien przestrzegać w związku z jego eksploatacją. Zwłaszcza przed dłuższym wyjazdem zagranicznym warto przypomnieć o spoczywających na nim obowiązkach. Zapoznanie pracownika z polityką flotową firmy powinno zostać potwierdzone pisemnie przez obie strony, co jest dodatkowym zabezpieczeniem interesów przedsiębiorstwa.

Przeczytaj także

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (1)

  • Re: Samochód służbowy na wakacjach

    bbart11 / 2016-08-28 20:07:23

    Można też pożyczyć w wypożyczalni. Wzięliśmy w tym roku z żoną samochód w Gdańskim Panek i zwiedziliśmy tym sposobem trójmiasto i okolice. Też dobra opcja, wcale nie taka droga. odpowiedz ] [ cytuj ]

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: