Flota firmowa: wydawanie i przyjmowanie aut

Przeczytaj także: Menedżer floty a dział HR

Liczba przypadków i ich złożoność w dużej mierze zależy od wielkości floty i złożoności struktury firmy. Sztywne trzymanie się polityki flotowej będzie poprawne formalnie, ale czy na pewno skuteczne?

Protokół zdawczo-odbiorczy

Wiele pytań, mało odpowiedzi, dlatego zacznijmy od podstaw, czyli naszego wewnętrznego „Protokołu zdawczo-odbiorczego”. Teoretycznie prosta rzecz, a w praktyce dobrze skonstruowany staje się dokumentem, który stanowi dla nas podstawę, również prawną, między innymi do egzekwowania warunków umowy odpowiedzialności materialnej, przekazywania informacji do organów ścigania, kontrolowania stanu pojazdu. Tworząc taki dokument należy dążyć aby charakteryzowały go: uniwersalność, przejrzystość, informacyjność, jednostronicowość. Dlatego protokół zdawczo-odbiorczy zawsze powinien zawierać:

1. Datę i godzinę przeprowadzania przekazania pojazdu (uniwersalność – nie ma sensu tworzyć osobnych dokumentów do wydania, zdania, wymiany – jeden w zupełności wystarczy).
2. Markę i model samochodu.
3. Nr rejestracyjny samochodu.
4. Imię i nazwisko osoby przekazującej.
5. Imię i nazwisko osoby odbierającej.
6. Numer prawa jazdy osoby odbierającej (informacyjność – nie zawsze menedżer floty uczestniczy w procesie przekazania samochodu, a w taki łatwy sposób można dodatkowo zweryfikować kwestię posiadania prawa jazdy).
7. Adres zamieszkania osoby odbierającej.
8. Listę dokumentów, które przekazano wraz z samochodem (informacyjność).
9. Listę odrębnego wyposażenia, które przekazano wraz z samochodem (informacyjność).
10. Informację na temat założonych opon i miejsca przebywania drugiego kompletu (informacyjność).
11. Zakres uszkodzeń zewnętrznych.
12. Zakres uszkodzeń wewnętrznych.
13. Oświadczenie przekazującego, że samochód jest sprawny technicznie.
14. Zobowiązanie do przesłania protokołu zgodnie z obowiązującymi procedurami.
15. Datę i czytelne podpisy osoby przekazującej i odbierającej.

Krótko i na temat

Oprócz obligatoryjnych pozycji w protokole możemy umieścić praktycznie każdą potrzebną nam informację. Tylko pamiętajmy aby zachować jego przejrzystość i aby został spisany na jednej stronie. Dlaczego? Musi być czytelny dla użytkownika z każdego szczebla naszej struktury organizacyjnej, a poza tym im mniej „papierków” tym większe prawdopodobieństwo, że do nas trafią, bo przecież nie będziemy uczestniczyć w każdym procesie przekazywania samochodu. Dlatego warto na naszym Protokole zamieścić informację, zgodną z procedurami polityki flotowej, o sposobie i terminie przekazania dokumentu do działu floty.

Procedury związane z przekazywaniem pojazdów bez względu na wielkość i specyfikę organizacji powinny w szczególności opisywać uprawnienia, jakie użytkownik ma spełnić, by miał prawo do korzystania z samochodów służbowych. Mogą również warunkować kto i w jakich okolicznościach posiada uprawnienia do wydawania i odbierania aut „w terenie”. To szczególnie pomocne przy dużych flotach, gdzie obecność menedżera floty nie zawsze jest możliwa, a potrzeba nadzoru, sprawowanego przez osobę nas zastępującą.

Przepływ informacji

Natomiast mnogość przypadków mocno ogranicza zakres procedur, ponieważ mogłoby się okazać, że dostosowując się do danego zdarzenia każdorazowo dawalibyśmy przyzwolenie na ich nieprzestrzeganie. W szczególności dotyczy to sytuacji, w której pojedyncze samochody są odbierane, wydawane i zamieniane w terenie, gdzie już sama ilość powodów może być niezliczona, np.: nowozatrudnienie; wymiany w obrębie projektu, limitu kilometrów; zwolnienia lekarskie; wypowiedzenia umów ze strony użytkowników czy pracodawcy, itd.

Co zatem przysparza nam najwięcej problemów i jakie działania prewencyjne bądź wręcz procedury wdrożyć? Przede wszystkim odbiory pojazdów w skutek rozwiązania umów oraz wymiany samochodów pomiędzy użytkownikami. Znaczący w obydwu przypadkach będzie prawidłowy przepływ informacji, czyli taki, w którym o przekazaniach nie dowiadujemy się post factum. Zyskujemy dzięki temu możliwości:

1. Optymalizacji logistyki przekazań tzn. mamy wpływ na wskazanie czasu i miejsca przekazania (w tym również parkingu, gdzie samochód miałby pozostać), biorąc pod uwagę ewentualne koszty dojazdu użytkowników i późniejsze koszty transportu samochodów.
2. Odpowiedniego przygotowania osoby odbierającej samochód co do oczekiwanego stanu pojazdu, poprzez wysłanie zbioru informacji: protokołu zdawczo-odbiorczego; zestawienia zgłoszonych ale nienaprawionych szkód; protokołu inwentaryzacyjnego jeżeli był przeprowadzony; wzoru zgody na potrącenie z wynagrodzenia.
3. Przekazania użytkownikom oczekiwań co do przygotowania pojazdów do wymiany, bądź zdania na tyle wcześnie, aby mogli zgłosić i dokonać napraw w użytkowanych samochodach.

Rozwiązań wiele

Zyskując powyższe, możemy przewidywać i rozwiązywać kolejne możliwe problemy, takie jak parkowanie pojazdu do czasu zatrudnienia nowej osoby. Oczywiście jeżeli firma posiada jednostki/oddziały terenowe, sprawa sama się rozwiązuje, ale co jeśli ich nie ma? Rozwiązań jest kilka, ważne aby zachować elastyczność i dostosowywać każdorazowo do danej sytuacji. Podpowiadając, można skorzystać między innymi z lokalnych parkingów strzeżonych, sieci parkingów, oddziałów firm leasingowych i wynajmujących, parkingów należących do ASO. Pamiętajmy też o firmach specjalizujących się w świadczeniu usług relokalizacyjnych, którymi również warto się posiłkować.

Przeanalizujmy jeszcze sytuację, gdy mamy do wymiany nie jeden samochód tylko kilka, kilkanaście, kilkadziesiąt, a i zdarza się, że kilkaset środków lokomocji. Wyzwanie? A może wbrew pozorom działanie masowe jest dużo prostsze do zorganizowania od indywidualnego? Na pewno istotną rolę stanowi forma własności, która determinuje ewentualny udział CFM-u. Jeżeli wymiana odbywa się w obrębie jednego podmiotu świadczącego usługi fsl mamy większy potencjał na dostosowanie formy, miejsca i terminu zwrotu do naszych potrzeb.