Dobry monitoring floty to oszczędności

Przeczytaj także: Menedżer floty a dział HR

Szczegółowe raporty

Dodatkowo istnieje szansa na tworzenia dowolnej ilości loginów dla użytkowników, z których każdy może posiadać określone zadania i prerogatywy (przeglądanie, edycja, wprowadzanie zmian, itp.). To administrator systemu decyduje o dostępie do poszczególnych zasobów informacji. System powinien być przejrzysty i intuicyjny w obsłudze tak, aby pozwalał użytkownikowi na szybkie przeglądanie, odnajdywanie, drukowanie i eksportowanie danych, które są nam w danym momencie potrzebne. Dodajmy do tego równie ważne aspekty takie jak: optymalizacja tras i przejechanych kilometrów, określenie gdzie aktualnie znajduje się nasz pracownik, tworzenie stref klientów, odbiorców, dostawców, rozdzielenie przejazdów prywatnych i służbowych, itp.

Do tego można włączyć bardziej zawansowane funkcjonalności typu: porównanie kosztów wyjazdów z zyskami wynikającymi z wizyt u kontrahentów, system komunikacji pomiędzy operatorem a kierowcą lub możliwość zaplanowania harmonogramu działań na trasach przejazdów (szczególnie przydatne w firmach świadczących różnorakie usługi). W gąszczu zebranych informacji i danych wydaje się być nieuniknione wykorzystanie narzędzia automatycznej kontroli lub wykrywania niezgodności. Generując raporty uzyskamy dodatkowo np. informację o przekroczeniach ustalonej prędkości i wysokości obrotów silnika, co może wpłynąć nie tylko na obniżenie kosztów eksploatacji samochodu, lecz także poprawę bezpieczeństwa osoby kierującej oraz przewożonego ładunku.

Gdzie jest samochód?

W uzupełnieniu grupy kryteriów technicznych podkreślmy znaczenie elementów związanych z wyborem samych urządzeń służących do monitoringu pojazdów. Ważne, aby oprócz zwykłej lokalizacji pojazdu, posiadały moduł do odczytywania danych z magistrali CAN oraz pamięć służącą do rejestracji danych w przypadku utraty sygnału GSM, co pozwoli później je przetransferować na serwer. Trzeba także zadbać o odpowiednią ilość wejść i wyjść analogowych/cyfrowych w celu podłączenia dodatkowych czujników lub urządzeń peryferyjnych. Dodajmy jeszcze inną istotną kwestię: urządzenia powinny posiadać możliwość zdalnej konfiguracji rejestrowanych parametrów, co pozwoli uniknąć ewentualnych kosztów serwisu.

Podstawową informacją jaką otrzymujemy z systemu monitoringu jest lokalizacja pojazdu. Dlatego też warto prześledzić poziom dokładności i szczegółowości map wraz z tzw. geokodowaniem pozycji, co pozwoli na szybkie określenie prawidłowej pozycji wraz z precyzyjnością opisu w raportach z historii trasy.

Efektywność i ergonomia

Pierwsze pytanie jakie zadaje osoba odpowiedzialna za zakupy i wdrożenia do firmy to: ile zyskam na wdrożeniu systemu? W ten sposób dochodzimy do najważniejszego zagadnienia kryteriów finansowo-ekonomicznych. Można trafić na ogólne wyliczenia oszczędności wygenerowanych przez systemy monitoringu i zarządzania flotą. Trudno się do nich odnieść i jednoznacznie wycenić poziom oszczędności, albowiem nie znamy metod badawczych zastosowanych przez specjalistów od strony dostawców systemu ani nie posiadamy zdefiniowanej charakterystyki floty w poszczególnych firmach.

W ogromnej większości przypadków wdrożenie monitoringu z pewnością ujawniło wiele przypadków nieprawidłowości. Auta były wykorzystywane do celów prywatnych w godzinach pracy bez wiedzy i zgody przełożonego, Pracownicy poruszali się nieoptymalnymi trasami, tworzyło to więc zbędne koszty zużycia paliwa, dodatkowo nie odwiedzali wszystkich wyznaczonych miejsc lub dochodziło do nieplanowanych częstych postojów. Wprowadzenie skutecznego systemu monitoringu powoduje uporządkowanie przytoczonych kwestii, co wprost przekłada się na efektywność i ergonomię pracy oraz optymalizację kosztów eksploatacji pojazdów, które to najbardziej interesują zarządzających i właścicieli przedsiębiorstw.

Informatyczny „policjant”

Analizując elementy wpływające na wybór systemów monitoringu do firmy, nie sposób pominąć punkty związane z oceną systemu pod kątem łatwej parametryzacji i definiowalności modułów wykorzystywanych w poszczególnych przedsiębiorstwach. Cel – uniknięcie angażowania konsultanta zewnętrznego lub programisty do dokonywania drobnych zmian w danym modelu.

Inne bardzo istotne wątki to możliwe sposoby archiwizacji danych, wielkowymiarowość tworzenia własnych analiz, wymiarów i ich hierarchii, elastyczne raportowanie i graficzna prezentacja danych oraz automatyczna dystrybucja raportów do użytkowników informacji zarządczej. System powinien stanowić rzetelne źródło informacji do wykonywania analiz i prognoz, być narzędziem racjonalizującym rozliczanie kosztów oraz obiektywnym mechanizmem do weryfikacji pracy i nadzoru nad pracownikami z każdego miejsca.