Dobry monitoring floty to oszczędności

Przeczytaj także: Menedżer floty a dział HR

Rynek technologii informatycznych jest jednym z najszybciej rozwijających się obszarów, przy tym według opinii specjalistów posiada nieskończone możliwości ekspansji możliwości. Zarządzający flotami aut osobowych i dostawczych wykorzystują w swojej codziennej działalności mniej lub bardziej rozbudowane narzędzia informatyczne.

Świadomość klienta

O korzyściach wynikających z wdrożenia sprawdzonego i niezawodnego systemu monitoringu nie trzeba nikogo przekonywać. Do finansowych aspektów, należy dodać usprawnienie i ułatwienie codziennej pracy. Dlatego też wielu menedżerów flot nie wyobraża już sobie pracy bez wykorzystania narzędzi monitorujących, które wspomagają zarządzanie kierowcami i autami. Wszelkie ograniczenia w zastosowaniu monitoringu wynikają raczej z niepełnej wiedzy i braku świadomości przedsiębiorców z dziedziny telematyki i zakresu usług oferowanych przez takie systemy.

Z reguły to właśnie niewiedza kupującego powoduje, że atrakcyjna cena produktu jest ważniejsza niż możliwości wykorzystania zakupionego towaru. Dlatego warto baczniej przyjrzeć się dostępnym na rynku systemom, aby wybrać ten, który najlepiej uwzględnia specyficzne potrzeby użytkownika. W tym miejscu zaczynają pojawiać się następujące pytania. Jak podejść do tematu? Które kryteria wziąć pod uwagę, aby dokonać trafnego wyboru? Zrobić to samemu, czy zwrócić się do ekspertów lub kolegów z branży? Czy wiadomo precyzyjnie, jakie cele chcemy osiągnąć poprzez wdrożenie nowego systemu oraz, które parametry należy monitorować? Każda nowinka techniczna niesie ze sobą pewne udogodnienia, korzyści, ale nie sposób ze wszystkich korzystać. Jednocześnie zbyt duża ilość informacji może wbrew pozorom przeszkadzać powodując szum komunikacyjny.

Monitoring i administracja

Przed rozpoczęciem procesu decyzyjnego odnośnie wyboru systemu, należy dokładnie przeanalizować strukturę własnej firmy, jej potrzeby oraz zdefiniować reguły polityki flotowej, jeżeli nie funkcjonuje ona w danym przedsiębiorstwie. Bowiem istotą późniejszego sukcesu jest konsekwentne jej przestrzeganie i egzekwowanie z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania do zarządzania flotą, którego ważny element stanowi system monitoringu pojazdów.

Dostępne aplikacje obejmują dwie podstawowe domeny: systemy do monitoringu oraz typowe systemy do zarządzania pojazdami. Pierwsza służy wyznaczaniu trasy, lokalizacji na mapie, przejechanych kilometrów, czasu pracy, poziomu spalania paliwa oraz rejestracji innych parametrów eksploatacyjnych pracy pojazdu. Natomiast drugie ze wspomnianych narzędzi stanowi niemal kompletną pomoc przy administracja pojazdów, począwszy od ewidencji samochodów i kierowców, dokumentów, kosztów, ważnych zdarzeń aż po raporty końcowe.

Pogodzić preferencje

Wyodrębnia nam się tym sposobem pierwsze kryterium spójności i dostępności tych danych w jednym miejscu, czyli systemie, który stanowi swego rodzaju jednolitą platformę archiwizacji danych, aby można je było poddać późniejszej analizie. Pomocną przesłanką jest uporządkowanie stanu posiadania oraz lokalizacji poszczególnych pojazdów w zbiorze powiązanych ze sobą informacji o samochodach, użytkujących je pracownikach, przydziałach organizacyjnych i powiązanych kosztach. System taki z reguły zastępuje dużą liczbę tabel w arkuszach kalkulacyjnych, a jego przewaga tkwi w fakcie ewidencji nie tylko stanu aktualnego, ale także pełnej historii zmian. Wykonanie takiej obróbki danych w Excelu wymaga dużego nakładu pracy oraz perfekcyjnej znajomości tego narzędzia Microsoftu.

W dobie ogromnej różnorodności oferowanych rozwiązań bardzo trudno jest podjąć decyzję o zakupie tego a nie innego systemu. Co więcej - jeżeli potrzeby danej instytucji nie zostały szczegółowo sformułowane - to różne systemy będą preferowane przez różnych użytkowników. Przykładowo, informatyk może preferować aplikację napisaną w określonej technologii informatycznej, a właściciel lub osoba zarządzająca przedsiębiorstwem/flotą będzie optować za systemem mającym odpowiednią strukturę rozliczania kosztów oraz szanse jego dalszego zastosowania w tzw. rachunkowości zarządczej podmiotu gospodarczego. Rozważając kryteria wyboru oprogramowania, zakłada się, że system powinien być zintegrowany, dostosowany do struktury firmy. Powinien móc współpracować z istniejącym w przedsiębiorstwie oprogramowaniem, a także aplikacjami partnerów biznesowych oraz być elastyczny, łatwy do modyfikacji.

Tylko dla upoważnionych

Zasadniczo możemy wyodrębnić dwie grupy kryteriów systemu monitoringu do aut osobowych i dostawczych. Funkcjonalne określają możliwości bezpośrednio postrzegane przez użytkownika, techniczno-technologiczne nie są dostrzegalne dla przeciętnego użytkownika w sposób bezpośredni, ale przekładają się na wiele cech określających możliwości systemu, takich jak np.: elastyczność, efektywność przetwarzania danych, otwartość, skalowalność czy niezawodność.

W założeniach wynikających z kryteriów funkcjonalnych, można wyszczególnić optymalizację procesu zarządzania danymi, redukcję obiegu dokumentów papierowych, eliminację pomyłek, znaczne skrócenie czasu trwania operacji logistycznych oraz bezpieczeństwo obiegu informacji. Bowiem obecne technologie pozwalają na tworzenie baz danych, do których dostęp będą miały tylko osoby upoważnione.