eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plMotoPorady motoryzacyjne › Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

2015-05-08 13:24

Polityka flotowa - jakie elementy musi określać?

Czym jest car policy? © Laurent Hamels - Fotolia.com

Polityka samochodowa, zwana również z mowy Szekspira car policy, to dokument wewnętrzny firmy, który w czytelny sposób opisuje prawa i obowiązki pracowników w kontekście użytkowania samochodów służbowych. Powinno go posiadać nawet przedsiębiorstwo dysponujące kilkoma czy kilkunastoma pojazdami, bowiem w razie ewentualnych spornych sytuacji będzie odgrywał niezwykle ważną rolę.

Przeczytaj także: Tworzymy idealne car policy

Powstanie dokumentu zwanego polityką flotową nie powinno się odbywać na zasadzie wypisania podstawowych zagadnień przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie parkiem maszyn i rozesłanie mailem do wszystkich pracowników posiadających uprawnienia do użytkowania pojazdów firmowych. Najlepiej, by jego brzmienie zatwierdziło najwyższe kierownictwo. Powinien bowiem posiadać odpowiednią rangę, która zobowiązuje do jego respektowania absolutnie każdego kierowcę samochodu służbowego, z prezesem i członkami zarządu włącznie. Jedna z naczelnych zasad funkcjonowania polityki flotowej jest związana z tym, że w jednakowy sposób traktuje pracowników szeregowych, menedżerów oraz dyrekcję.

Właściwa budowa dokumentu


Samochody, niezależnie czy będące własnością firmy je użytkującej czy leasingodawcy, stanowią majątek o dużej wartości, a utrzymanie ich jest kosztowne. Brak polityki flotowej lub jej niekompletność naraża przedsiębiorstwo na koszty związane z błędami lub nawet nadużyciami, jakie mogą wystąpić podczas użytkowania pojazdów. A w takich przypadkach, praktycznie nie ma możliwości, aby w łatwy i możliwie bezstresowy sposób egzekwować zwrot pieniędzy od sprawców.

Przykładowo pracownik opuszcza samochód i pozostawia w nim dokumenty pojazdu lub gubi kluczyki, a środek lokomocji zostaje skradziony. W takich przypadkach najczęściej ubezpieczyciel odmawia wypłaty odszkodowania, gdyż użytkownik dopuścił się rażącego niedbalstwa. Efekt łatwy do przewidzenia - firma ponosi ogromną stratę i nie ma praktycznie możliwości przeniesienia jej na kierowcę. Jak tego uniknąć? Nic prostszego. Można w polityce samochodowej opisać ten jeden z podstawowych obowiązków kierującego autem - dbaniem o dokumenty i kluczyki. Pracownik po przeczytaniu dokumentu poświadcza gotowość jego przestrzegania, będąc przy tym bardziej świadomy wystąpienia potencjalnych ryzyk. W takim przypadku najprawdopodobniej by do podobnego zdarzenia nie doszło, gdyż wzrasta poczucie odpowiedzialności za powierzone mienie. Gdyby mimo wszystko tak się stało, przedsiębiorstwo mogłoby obciążyć pracownika stratą.

Opisany wyżej przypadek, do którego dochodzi właściwie we wszystkich flotach, powinien zachęcić każdego zarządzającego do właściwego stworzenia i skomunikowania polityki samochodowej.

fot. Laurent Hamels - Fotolia.com

Czym jest car policy?

Polityka samochodowa, zwana również z mowy Szekspira car policy, to dokument wewnętrzny firmy, który w czytelny sposób opisuje prawa i obowiązki pracowników w kontekście użytkowania samochodów służbowych.


To to zaczynamy…


Na początku menedżer floty powinien zastanowić się, kto będzie uczestniczył i wspierał go przy tworzeniu polityki samochodowej. Dobrze byłoby, gdyby do tego projektu zaangażował wewnętrznych specjalistów ze wszystkich działów tj. działu personalnego, podatkowego oraz prawnika. Każda z tych osób będzie miała merytoryczny wkład w dokument. Bez ich pomocy można popełnić błędy, które mimo posiadania car policy, nie pozwolą z niej korzystać w łatwy sposób. Z punktu widzenia personalnego, nie zaszkodzi silne wsparcie zarządu lub zaangażowanie jednego z członków.

Polityka powinna zawierać następujące elementy:


1. Wstęp.
Jasna definicja, czym jest dokument i jaki ma cel. Warto nie przerażać od razu użytkownika pisząc wprost o chęci jego zdyscyplinowania, tylko ująć to w łagodniejszy sposób.

2. Metoda pozyskiwania aut.
Każde z przedsiębiorstw w jakiś sposób zdobywa dla siebie samochody. Jedne kupują je ze środków własnych, inne pozyskują je na drodze leasingu finansowego, a jeszcze inne z wynajmu długoterminowego.

3. Rodzaje środków lokomocji.
Na różnych stanowiskach (pracownik szeregowy, kierownik, dyrektor, prezes) przysługują najczęściej różne kategorie samochodów (pojazd mały, kompaktowy, klasy średniej i luksusowy). Dodatkowo firmy często ujednolicają swoje floty, korzystając z konkretnych marek – można je określić. Zapis ten jednoznacznie wskaże, na jaki środek lokomocji mogą liczyć pracownicy w przypadku awansu czy wymiany auta po jego eksploatacji. Jeśli nie chcemy usztywniać dokumentu odwoływaniem się do konkretnych marek można je wymienić w dokumencie powiązanym, do którego w polityce będzie odwołanie. Zmiana dostawcy nie spowoduje wtedy konieczności formalnej zmiany car policy. Naturalnie jeśli przedsiębiorstwo stosuje metodę user-chooser, można opisać zakres wyboru – do jakiej kwoty, w obrębie jakich marek itp.

 

1 2 3

następna

Przeczytaj także

Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (1)

  • karolina67 / 2016-05-17 13:55:52

    problem samochodow sluzbowych dotyczy wielu firm, coraz popularniejsze jest też stosowanie monitoring gps (np. lokalizatory typu Alfatrack) do kontrolowania jak pracownik wykorzystuje samochod. Nie wiem jak inaczej dałoby sie to kontrolowac odpowiedz ] [ cytuj ]

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć jednostkę ZUS.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: