Flota firmowa: wydawanie i przyjmowanie aut

Przeczytaj także: Menedżer floty a dział HR

Kilkumiesięczne planowanie

Całość procesu, nawet jeżeli zdywersyfikowana terenowo, jest o wiele łatwiejsza do zaplanowania i zoptymalizowania pod względem logistycznym. Nie wymaga zaangażowania dodatkowych środków transportu, kadry, miejsc parkingowych. Dlatego wbrew pozorom dużo mniejszą rolę odgrywa liczba osób i liczba samochodów, ponieważ mamy do swojej dyspozycji pomoc CFM-u. Podobnie jak w indywidulanych przekazaniach, liczy się skuteczny przepływ informacji, tyle że tym razem przede wszystkim wpływa on na prawidłowe przygotowanie pojazdów do zdania.

Proces znacznie się komplikuje w przypadku wymiany samochodów w obrębie dwóch lub trzech firm CFM. Bardzo dużo zależy od zawartych umów (o czym często zapomina się w trakcie negocjacji warunków), elastyczności i niestety „dobrej woli” - w szczególności podmiotu świadczącego usługi w ramach fsl, do którego zdajemy samochody. Wówczas menedżer floty musi wykazać się wysokimi zdolnościami logistycznymi, organizacyjnymi i negocjacyjnymi. Znaczenia nabiera liczba osób, liczba samochodów, miejsce i czas zdania pojazdów, a co za tym idzie koszty związane z dojazdami użytkowników. W tym procesie wszelkie aspekty związane ze zdaniami aut determinują wydanie kolejnych. Taka „akcja” powinna być przygotowywana z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, wówczas mamy szanse na pełną optymalizację pod względem logistyki i wydatków.

Optymalizacja kosztów

Podczas planowania działań z udziałem CFM-ów istotne jest, aby firmy, które wydają samochody przed terminem wymiany, dysponowały danymi nowych użytkowników. Szczególnie jeśli dokumentem potwierdzającym wydanie, będzie ich wewnętrzny Protokół zdawczo-odbiorczy. W dniu procesu pojazdy powinny być już przypisane do użytkowników, a tym samym Protokoły wypisane i gotowe do podpisu, aby zminimalizować formalności na miejscu.
Wymianę floty własnej na flotę własną czy flotę CFM-u, można zorganizować między innymi przy okazji szkolenia, albo innego eventu, bo w tych przypadkach to wydanie bardziej determinuje czas zdania pojazdów, ale niekoniecznie miejsce. Kluczową zmienną jest ilość samochodów. Pojazdy, które są całkowicie wycofywane z użytkowania i dedykowane do odsprzedaży, powinny być około miesiąca wcześniej wycenione, a jeżeli zakłada to polityka flotowa, zaoferowane użytkownikom do odkupu. Analogicznie się to odbywa w przypadku zewnętrznych nabywców. Odpowiednio wcześnie przeprowadzane transakcje pozwolą zoptymalizować koszty transportu i parkowania pojazdów.

Skutecznie przeprowadzane przekazania pojazdów angażuje optymalne ilości czasu, pracy i środki finansowe. Powinny mieć charakter schematyczny, ale z drugiej strony być na tyle elastyczne, by móc je zaadaptować do okoliczności, w których się odbywają, przy maksymalnym wykorzystaniu obowiązujących procedur polityki flotowej.

Katarzyna Brener
Fleet Manager w firmie Cursor